Le travail au sein d'équipes interfonctionnelles

Qu’est-ce qu’une équipe interfonctionnelle?

Contrairement aux équipes fonctionnelles, dont les membres remplissent des rôles similaires, une équipe interfonctionnelle est constituée de spécialistes de diverses disciplines et venant d’horizons variés, qui collaborent afin d’atteindre un objectif commun, par exemple, résoudre un problème ou réaliser un projet. Les résultats d’une équipe interfonctionnelle sont le fruit de la synergie qui découle de cette combinaison. Chaque membre de l’équipe apporte un savoir ou un point de vue qui lui est propre, de sorte qu’il devient possible d’adopter une approche holistique pour résoudre les problèmes et pour innover.

Pour qu’une équipe interfonctionnelle soit efficace, il faut que des personnes provenant de différentes équipes se voient assigner un projet et prennent part à sa réalisation du début à la fin. Ces personnes doivent également provenir de différentes disciplines (ou exercer différentes fonctions), par exemple, des concepteurs et des conceptrices, des analystes de données, des ingénieur·es, des gestionnaires, des spécialistes de contenu ainsi que des analystes en matière de marketing et d’opérations, qui œuvrent ensemble en vue de réaliser une même vision. Les équipes interfonctionnelles peuvent être indépendantes de celles reposant sur des structures hiérarchiques formelles.

Examinons un peu ce qui différencie les équipes interfonctionnelles des équipes fonctionnelles.

Exemples d’équipes fonctionnelles

Cette image illustre la structure propre aux équipes fonctionnelles. Contrairement aux équipes interfonctionnelles, les équipes fonctionnelles exécutent des fonctions organisationnelles bien précises. Elles sont composées de gestionnaires et de personnel subalterne, et leurs activités se rapportent à un secteur fonctionnel particulier, par exemple la conception, l’ingénierie ou les produits.

Exemples d’équipes interfonctionnelles

Trois équipes : l’équipe A, l’équipe B et l’équipe C. Les membres de chaque équipe portent des chemises différentes pour illustrer une combinaison de fonctions au sein de l’équipe.

Avantages que présentent les équipes interfonctionnelles

En aviron, un numéro est attribué à chaque rameuse et à chaque rameur selon sa position dans le bateau, en ordre croissant à partir de la proue ou de la poupe. Pour remporter la course, chaque membre de l’équipage doit remplir son rôle et travailler en équipe de façon efficace.

Éliminer les cloisonnements – La force des équipes interfonctionnelles tient à leur capacité d’éliminer les cloisonnements entre les différentes fonctions, qui sont plutôt intégrées les unes aux autres, améliorant ainsi l’efficacité en milieu de travail. Du fait qu’elles combinent l’intelligence collective et les compétences de personnes provenant de différents domaines ou qui sont spécialisées dans différentes disciplines, ces équipes sont à même de résoudre des problèmes, de stimuler la créativité et de trouver des solutions multidimensionnelles qui reflètent tout le riche éventail de leurs talents et de leurs perspectives. Voilà pourquoi les équipes interfonctionnelles sont des catalyseurs d’adaptabilité et de réussite, et pourquoi aussi elles ont un rôle essentiel à jouer pour façonner l’avenir des structures de travail reposant sur la collaboration.
Promouvoir la collaboration et l’innovation – Travailler en étroite collaboration avec des collègues de différents domaines fonctionnels permet de découvrir de nouveaux domaines de connaissance et des disciplines que l’on n’a peut-être pas eu l’occasion d’aborder auparavant. Une telle formule favorise la collaboration, l’innovation et la résolution concertée de problèmes. On dispose ainsi d’un espace pour mettre en œuvre de nouvelles méthodes de travail. Collaborer à la résolution d’un problème commun est, pour les membres du personnel, une expérience inspirante et habilitante, qui leur permet en outre d’enrichir leurs compétences.
Augmenter l’efficacité – À titre de fonctionnaires, vous pouvez servir le public plus efficacement si vous communiquez régulièrement avec vos collègues pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. Cela permet de gagner du temps, d’accélérer la prise de décision et d’harmoniser les processus.
Acquérir une compréhension commune à l’échelle de l’organisation – Lorsque des personnes venant de différents horizons et possédant des compétences variées travaillent ensemble à l’atteinte d’un objectif commun, elles peuvent tirer parti de cet amalgame d’expérience et d’expertise pour trouver des solutions novatrices. Les équipes interfonctionnelles combinent les connaissances et l’engagement de différentes fonctions : politiques, conception, services, exécution. On réduit ainsi le risque que des projets soient confiés sans plus de cérémonie à une équipe quelconque et sans qu’il y ait de mobilisation, d’engagement ou d’adhésion. En outre, les équipes interfonctionnelles sont en mesure de discerner les problèmes d’exécution – et de déterminer les solutions possibles – beaucoup plus tôt durant le processus de conception.
Enrichir l’expérience du personnel et hausser le maintien en poste – Les équipes interfonctionnelles peuvent être un moyen d’enrichir l’expérience du personnel et de hausser le maintien en poste. La coopération étroite avec des collègues exerçant des fonctions différentes permet aux membres de l’équipe de renforcer leurs liens et de parvenir à une plus grande cohésion. De plus, le travail au sein d’une équipe interfonctionnelle donne lieu à de nombreuses occasions d’apprentissage et de perfectionnement des compétences. Ses membres peuvent approfondir leurs connaissances à l’égard de différentes fonctions, comme la conception, l’ingénierie et les produits, et renforcer leurs compétences en gestion et en leadership.

Difficultés associées aux activités des équipes interfonctionnelles

Risque de reproduire les structures hiérarchiques ou les cloisonnements organisationnels – La reconstitution des rapports hiérarchiques ou des cloisonnements en matière de communication qui existaient dans les équipes précédentes peut souvent entraîner de la confusion et susciter des conflits entre les membres de l’équipe plutôt que favoriser la collaboration. Si, par exemple, une personne venant de l'équipe de transformation numérique d’une l'organisation et une autre travaillant dans le domaine d'informatique dans la même organisation font partie de la même équipe interfonctionnelle, il se peut que cela donne lieu à des conflits, étant donné que ces personnes ont des approches de travail différentes et n’ont pas la même mentalité. Il faut rappeler aux membres de l’équipe que tout le monde doit travailler à l’atteinte d’un objectif similaire.
Risque de créer de la confusion et de révéler des lacunes en matière de communication – Les équipes interfonctionnelles peuvent être un révélateur de l’existence de problèmes de communication, car différentes personnes peuvent avoir différents styles de communication. Ces problèmes peuvent poser des difficultés particulièrement importantes si l’on n’a pas consacré suffisamment d’efforts et de ressources pour appuyer le travail d’équipe, pour donner aux membres de l’équipe les moyens d’agir et pour leur permettre d’acquérir des compétences en communication et en gestion des conflits. Ne pas reconnaître qu’une telle situation existe, et donc ne pas la corriger, peut donner lieu à de nouveaux conflits et nuire à l’efficacité de l’équipe. Des personnes exerçant des fonctions différentes et travaillant ensemble au sein d’une équipe interfonctionnelle pourraient ne pas être à même de convenir d’une mission ou d’un objectif de travail bien défini. Lorsqu’une équipe se retrouve dans cette situation, cela signifie qu’elle n’a pas été capable de trouver le moyen de collaborer efficacement et d’atteindre son objectif ultime, même si elle est composée de personnes compétentes et qu’elle a les ressources nécessaires et les moyens d’agir adéquats. La clé pour résoudre ce problème consistera à communiquer de manière soutenue les objectifs aux autres membres de l’équipe afin que cette dernière demeure unifiée.
Compréhension déficiente du jargon qu’emploient vos collègues – Étant donné que les personnes réunies au sein d’une équipe interfonctionnelle viennent de milieux ou de secteurs d’activité variés, elles utiliseront un vocabulaire et un jargon différents. Certaines personnes pourraient ne pas comprendre certains mots, certaines abréviations et certaines appellations de processus utilisés par d’autres membres de l’équipe. Le même genre de situation peut se produire dans le cas de méthodologies divergentes.
Réticence à adopter de nouvelles méthodes de travail – Les gens peuvent avoir du mal à composer avec le changement. Ils peuvent être réticents à faire l’essai de nouvelles méthodes de travail, et refuser d’adopter de nouvelles méthodologies. Cela peut tenir à différentes raisons, notamment le fait de ne pas bien comprendre la valeur ou les avantages du travail selon une approche interfonctionnelle ou de considérer que cela remet en question son expertise. Certaines personnes ne veulent tout simplement pas changer de méthode et sont bien habituées à leurs façons de travailler.

Mentalités et actions nécessaires pour obtenir de bons résultats au sein d’une équipe interfonctionnelle

La métamorphose des papillons compte quatre stades : l’œuf, la chenille, la chrysalide et le papillon adulte. Bien que le cycle de vie du papillon comporte des changements profonds et nombreux ainsi que beaucoup de difficultés, cela aboutit toujours à un être vivant doté de belles ailes et de la capacité de voler.

L’être humain est un être d’habitudes. Il est rare que la transformation de méthodes de travail ne donne pas lieu à un certain degré de résistance ou de réticence. Or, l’établissement d’une équipe interfonctionnelle exige un changement de mentalité. Dans le cas d’équipes cloisonnées, chaque division aura des éléments de référence, des objectifs et un énoncé de vision qui lui est propre. Par contre, les membres d’une équipe interfonctionnelle peuvent se concentrer sur un projet particulier. Dans certains cas, les membres de l'équipe peuvent faire partie d'une équipe interfonctionnelle tout en appartenant à une division fonctionnelle et en contribuant au travail de cette dernière. L’objectif d’une équipe interfonctionnelle n’est évidemment pas d’imposer indûment un fardeau à ses membres, mais plutôt de les rendre capables de travailler ensemble, en allant parfois au-delà de leurs rôles habituels, pour atteindre les objectifs de plus vaste portée du ministère ou de l’organisme.

Voici quelques pratiques exemplaires qui permettront aux équipes interfonctionnelles d’obtenir des résultats probants :

Énoncer une vision claire pour s’assurer que les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde –L’équipe interfonctionnelle et l’ensemble de ses membres sont sur la même longueur d’onde travaillent en vue de réaliser une même vision. Il est important de discuter régulièrement avec vos collègues et vos gestionnaires pour établir des plans et éviter de dévier de la direction prévue. Établissez des stratégies de communication claires pour garder le cap sur l’objectif. Énoncez clairement l’objectif principal, et fixez des objectifs de moindre portée à atteindre en cours de route. Utilisez des méthodes qui aideront tous les membres à rester sur la même longueur d’onde, à faire preuve de souplesse, à assumer leurs responsabilités et à faire preuve d’une attention sans faille.

Établir un espace de partage – La tenue régulière de réunions pour faire des démonstrations et la préparation de résumés pour souligner les réalisations de votre équipe sont des moyens efficaces de promouvoir la collaboration à l’intérieur d’une organisation, surtout si vous ne faites pas partie d’une équipe interfonctionnelle. Cela peut prendre la forme d’une séance hebdomadaire de présentation portant sur des points bien concrets, d’une démonstration bimensuelle ou encore de courriels pour résumer la progression d’un projet ou les difficultés du moment. Les collègues de l’équipe ou d’autres collègues auront ainsi l’occasion de mettre en commun des idées, de faire des commentaires ou de relever certains liens qui existent dans votre ministère ou organisme et qui, sinon, pourraient demeurer insoupçonnés.
Préserver la sécurité psychologique – Les membres de l’équipe, et notamment les personnes qui ont un rôle de leadership, doivent travailler activement à la création d’un milieu sécuritaire et d’une culture où les erreurs et les échecs sont perçus comme des occasions d’apprentissage, tout comme la possibilité de s’exprimer ouvertement, y compris pour faire part d’un désaccord. Cela peut prendre différentes formes, par exemple, procéder à des examens rétrospectifs dénués de toute critique, faire preuve d’honnêteté en cas de revers et d’échecs, et remercier les gens qui osent lancer des idées pouvant soulever des débats.
Instaurer une culture de transparence – Pour qu’une équipe puisse connaître un essor, il est important d’instaurer une culture de transparence. Pour ce faire, il faut échanger des renseignements sur vos activités et préciser comment les efforts ainsi déployés vont concourir à la réussite générale de l’équipe. Cette approche et cette ouverture traceront la voie aux travaux de développement ou à la prise de décisions.
Agir à titre de porte-parole de l’équipe et éliminer les obstacles qu’elle rencontre – Prenez un moment pour réfléchir à la façon dont vous pouvez appuyer et améliorer la collaboration interfonctionnelle dans votre équipe. Vous pourriez songer à remplir un rôle de porte-parole, et contacter, par exemple, des collègues occupant des postes de direction dans d’autres divisions et qui ne saisissent peut-être pas pleinement en quoi consiste la collaboration interfonctionnelle ou qui n’en réalisent pas la valeur. Cherchez des façons de donner des moyens d’agir à votre équipe, que ce soit en éliminant les obstacles qui se posent à elle ou en soutenant son travail. Des personnes qui exercent un leadership dans différentes divisions peuvent faire un apport important, même si elles ne font pas directement partie de l’équipe interfonctionnelle.
Élaborer une charte d’équipe – Envisagez de vous doter d’une charte d’équipe, qui servira en quelque sorte de guide à votre équipe et qui précisera l’objectif de cette dernière, ses modalités de fonctionnement et les résultats attendus. Une charte d’équipe devrait énoncer des lignes directrices collectives claires afin que l’ensemble des membres aient le sentiment de faire un apport tangible et comprennent bien leurs responsabilités. Pour qu’une charte puisse contribuer à ce que les membres de l’équipe soient sur la même longueur d’ondes, il faut prévoir des vérifications régulières et des mises à jour sur les progrès réalisés, effectuer des examens rétrospectifs et être toujours en mesure de s’adapter.
S’appuyer mutuellement – Pour qu’une équipe interfonctionnelle puisse acquérir un dynamisme et produire des résultats probants, il est essentiel que ses membres se soutiennent mutuellement. Les collègues solidaires respectent les autres, favorisent la collaboration, savent faire preuve de patience et donnent suite aux objectifs de l’équipe. Faute de soutien mutuel de ses membres, une équipe aura beaucoup de mal à réussir. S’attendre à ce qu’une seule et même personne dans l’équipe comble les lacunes, toutes disciplines confondues, et lui imposer le fardeau et la pression que cela représente, sont susceptibles de faire naître une dynamique négative.

Si vous mettez en pratique ces conseils, vous aurez fait un grand pas en vue de bâtir une équipe interfonctionnelle efficace!

En conclusion

Il est possible de constituer des équipes interfonctionnelles pour pouvoir trouver de meilleures solutions en réunissant des personnes dont les compétences et les horizons sont variés. Mais pour pouvoir aboutir à des solutions, il faut savoir gérer efficacement ces différences. Ne pensez pas que la mise sur pied d’une équipe interfonctionnelle dans votre organisation sera une solution miracle. L’important est d’offrir des programmes et des services au public de manière efficace et appropriée pour toutes les parties concernées.

Peu importe la structure de votre équipe, concentrez-vous sur le but ultime. Le principe de l’interfonctionnalité peut se révéler très efficace pour atteindre cet objectif. Il consiste à combiner différentes perspectives et compétences pour atteindre un but commun. La réussite exige toutefois des efforts, de la pratique, une équipe saine et une mission claire. Les membres de l’équipe et la direction de l’organisation ont un rôle important à remplir pour que l’interfonctionnalité donne de bons résultats. Le simple fait de réunir dans une même pièce des personnes exerçant des fonctions et possédant des compétences variées ne garantit nullement que cela portera fruit ou contribuera à l’innovation au niveau de l’organisation; il faut faire tous les efforts que cela exige pour pouvoir réussir.

Ressources

Cours | Cultiver la collaboration d'équipes transversales (TRN136)
Cours | Poser les bases d'une équipe efficace (TRN421)
Cours | Implication des parties prenantes et développement d'équipe Agile (TRN228)
Cours | Management : surmonter les défis liés aux comportements difficiles et aux équipes issues de la diversité (TRN443)
Cours | Introduction à la gestion de produits dans la fonction publique (DDN236)
Outil de travail | Ligne directrices sur la création d’une charte d’équipe (TRN2-J04)
Vidéo | Difficultés courantes liées au travail au sein d'équipes interfonctionnelles (DDN2-V35)