Clics et conseils : maximiser votre productivité

De nos jours, la productivité numérique évolue à un rythme soutenu. Il est donc essentiel de bien connaître les outils et raccourcis informatiques de base. Vous trouverez ci-dessous des approches concrètes et des commandes rapides pour tirer parti des raccourcis clavier Windows, améliorer votre maîtrise de OneNote et appliquer des stratégies pour assurer un flux de travail continu dans un milieu de travail moderne. Plongez dans le monde des astuces technologiques pour optimiser l’efficacité de vos projets numériques. 

Commençons par quelques raccourcis  

Les gens sont souvent curieux d’en savoir plus sur les raccourcis pour le clavardage et les canaux de Microsoft Teams. Il est bon de rappeler que les raccourcis sont des outils simples et efficaces qui vous facilitent la tâche.  

L’un des raccourcis très efficaces pour les utilisateurs et utilisatrices d’ordinateur est Windows+Shift+S, car ce raccourci permet de faire une capture instantanée sur n’importe quel écran et de coller cette capture dans les applications Microsoft Office grâce au raccourci très connu Ctrl+V.  

Parmi d’autres raccourcis qui simplifient votre quotidien et améliorent votre efficacité, citons Ctrl+F, qui permet de trouver rapidement un mot ou une expression dans un document, et Ctrl+A, qui permet de sélectionner la totalité du document. Ce ne sont là que quelques méthodes simples, rapides et pratiques pour accroître votre productivité. 

Faites de OneNote votre alliée 

À l’ère du télétravail et de l’omniprésence de Microsoft 365, vos compétences informatiques doivent être de premier ordre. OneNote est une puissante application numérique d’organisation et de récupération rapide des informations qui peut accroître votre efficacité si vous l’intégrez à votre quotidien. Laissez-vous vous expliquer comment faire de cette application votre alliée. 

Trois raisons pour lesquelles OneNote est le secret le mieux gardé de Microsoft

Avec OneNote, vous pouvez facilement stocker et organiser vos courriels importants, des pages Web, des documents et plus encore. Vous respectez ainsi la politique de mise en sécurité des documents. Vous pouvez notamment utiliser l’application pour :

1. consigner des idées et propositions;

2. créer des modules de formation (un plus pour les conseillères et conseillers en apprentissage);

3. gérer votre équipe (un plus pour les chefs et cheffes d’équipe);

4. planifier des événements et activités (un plus pour les dirigeantes et dirigeants de société);

5. parfaire vos compétences en gestion de l’information et de projets.

OneNote est une excellente application pour le travail en équipe, car elle permet de modifier simultanément un bloc-notes partagé. Elle tient un registre des modifications, qui indique le nom de la personne ayant fait la modification et l’heure et la date de cette dernière. Et si quelque chose est supprimé par erreur, il est possible de consulter facilement les versions précédentes et de restaurer la version souhaitée en un simple clic.

Voici des situations dans lesquelles OneNote est un atout précieux pour la collaboration :

1. les travaux de comité;

2. les équipes virtuelles;

3. les petits projets;

4. les sites wikis organisationnels pour des documents comme les politiques internes.

OneNote affiche les résultats à mesure que vous saisissez l’information et peut effectuer des recherches textuelles dans les images et les fichiers PDF. L’application vous permet aussi de limiter les résultats de recherche à une page, à une section ou à un classeur en particulier. Cette fonction est très utile pour trouver un mot ou une expression dans les nombreux documents et sous-dossiers d’un lecteur partagé.

Neuf pratiques exemplaires pour bien gérer son travail avec OneNote 

En tant que gestionnaire, vous pouvez tirer parti de la technologie en utilisant Microsoft OneNote pour organiser les dossiers de votre équipe et simplifier certaines communications. Vous pouvez aussi appliquer les pratiques exemplaires suivantes à d’autres disciplines professionnelles (par exemple, gestion de projet et procédures de sélection) ou les adopter pour exécuter vos tâches administratives, vos activités de formation, etc. Voici donc neuf pratiques exemplaires pour utiliser OneNote :

1. Organisation électronique des dossiers : OneNote vous permet de regrouper divers types de documents, comme les courriels, les notes numérisées et les fichiers Excel, pour faciliter leur consultation. Par exemple, vous pouvez créer une section par membre du personnel pour vous simplifier la tâche ou encore classer les différents éléments en pages et sous-pages. Vous trouverez plus facilement ce que vous cherchez en passant d’une page à l’autre qu’en fouillant dans de multiples dossiers et sous-dossiers et qu’en ouvrant les documents individuels un par un.  
2. Simplification de l’intégration et du départ des membres de l’équipe : Les communications doivent être efficaces, surtout lors des changements au sein d’une équipe, par exemple lors de l’arrivée ou du départ d’une personne. Pour vous aider à gérer ces changements, créez une page « Bienvenue » et une page « Au revoir » qui comprennent des listes de vérification, des modèles de courriels, des listes de tâches à effectuer et des ressources utiles.  
3. Communication plus rapide de l’information : Assurez-vous d’avoir des modèles de courriels, avec pièces jointes, dans l’onglet Accueil. Ainsi, vous n’avez qu’à choisir celui qui convient pour envoyer un courriel en moins d’une minute. Vous pouvez même monter votre organisation d’une coche en soulignant les zones de la sous-page qui doivent être modifiées avant d’envoyer le courriel. 
4. Préparation des évaluations trimestrielles, semestrielles et annuelles : OneNote vous propose des modèles, comme des procès-verbaux et des listes de tâches à effectuer, mais rien ne vous empêche de créer les vôtres. Il pourrait être intéressant d’avoir un modèle personnalisé pour les évaluations trimestrielles, semestrielles et annuelles de votre équipe. Vous pourriez par exemple y inclure des questions pertinentes sur les priorités, les plans et les résultats.  
5. Respect des directives de conservation des dossiers : Les directives de conservation des dossiers peuvent varier d’un ministère à l’autre. Pour faciliter le respect de ces directives et garantir la suppression opportune des fichiers, ajoutez au début de chaque cycle une page aux sections des membres du personnel. Vous pourrez ainsi y consigner les nouveaux événements, les évaluations trimestrielles ou les incidents. Une fois par année, passez en revue chaque section. Pour supprimer des fichiers, sélectionnez la page qui indique la date, appuyez ensuite sur la touche de verrouillage des majuscules et maintenez-la enfoncée, puis cliquez sur la dernière page. Toutes les données entre les deux pages sélectionnées seront mises en évidence. Il ne reste plus qu’à appuyer sur la touche de suppression pour supprimer ces pages. 
6. Organisation des courriels de procédures destinés aux membres de l’équipe : L’envoi par courriel des politiques ou des lignes directrices internes (par exemple, politique sur les parfums, règles de la cuisine ou organigramme) est une pratique courante. Toutefois, il est rare que ces courriels soient regroupés dans un endroit partagé. Envisagez de créer une page pour stocker ces courriels afin d’y avoir facilement accès au cas où des rappels soient nécessaires.  
7. Signalement des points à surveiller : OneNote est synchronisée avec Outlook. Pour marquer un élément aux fins de suivi, cliquez sur le bouton avec le drapeau dans l’onglet Accueil. L’élément sera aussi marqué d’un drapeau dans votre volet de tâches Outlook. 
8. Organisation de projets d’équipe, de propositions ou d’activités de renforcement d’équipe : Envisagez de créer des sections distinctes pour l’information sur l’équipe et les projets afin de rester au fait des progrès, de recevoir des commentaires ou de mettre en commun des idées.  
9. Transfert de fichiers entre gestionnaires : Il n’existe pas de méthodes normalisées de partage des fichiers électroniques pour les membres du personnel qui changent de gestionnaire. Toutefois, il est possible d’enregistrer les dossiers dans OneNote et de les envoyer par courriel chiffré. 

Mettre à profit OneNote pour accroître la productivité de votre équipe

OneNote offre bien des façons d’accroître la productivité de votre équipe et permet entre autres : 

1. de simplifier le transfert des connaissances, surtout lorsque des membres clés partent à la retraite;  
2. d’élaborer un guide par étape pour les procédures internes, ce qui est particulièrement pratique lorsque le taux de roulement est élevé;  
3. de créer une bibliothèque interne pour stocker l’information essentielle, en particulier pour les équipes techniques;  
4. de gérer des projets collaboratifs de petite à moyenne envergure (par exemple, Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada, Semaine nationale de la fonction publique, programmes de mentorat, procédures de sélection et comités). Ainsi, l’information peut être facilement repérée, trouvée et recyclée année après année; 
5. de mettre en place un mini-intranet qui permet de consulter plus rapidement l’information essentielle.  

Comme OneNote est une application très efficace et facile à apprivoiser, le lecteur partagé peut rapidement se désorganiser lorsque les gens y enregistrent des éléments sans trop réfléchir. Voici quelques stratégies qui fonctionnent bien si vous devez gérer une telle situation :  

• Créez une taxonomie et utilisez-la pour étiqueter les éléments correctement et efficacement. 
• Si possible, saisissez l’information dans des tableaux pour la garder bien organisée et synchronisée. 
• Si vous avez une grande équipe, demandez aux membres de modifier leurs initiales dans Microsoft Office par un nom d’utilisateur reconnaissable (onglet Fichier, Options, Général). 
• Faites un suivi périodique des modifications.  
• Apprenez à afficher et à masquer les noms des collaborateurs et collaboratrices et les versions. Ces fonctions peuvent aider à déterminer les responsabilités et les secteurs de responsabilité. 

Établir un plan de mise en œuvre détaillé 

• Faire une évaluation.  
• Définir les objectifs.  
• Établir la hiérarchie des blocs-notes.  
• Élaborer les lignes directrices des blocs-notes. 
• Faire des tests. 
• Déployer les blocs-notes. 
• Faire un suivi. 

Il est important de préciser certains points : vous pouvez enregistrer des documents Protégé B dans OneNote (mais vérifiez toujours auprès de votre équipe des TI, car les choses peuvent changer); vous pouvez gérer les droits d’accès (par exemple, certaines personnes peuvent modifier les documents, d’autres ne peuvent que les consulter); et vous pouvez partager des documents avec des fonctionnaires de partout au pays pourvu que tout le monde ait accès au même réseau (ce qui est généralement le cas au sein d’un même ministère).  

Autres conseils pour fourbir votre arsenal technologique 

En plus d’optimiser votre utilisation de OneNote, nous vous proposons les conseils suivants pour enrichir votre savoir technologique : 

• Consultation rapide des fichiers : Enfoncez les touches Windows+E pour ouvrir instantanément l’explorateur de fichiers et simplifier la navigation des fichiers. 
• Maîtrise de la barre des tâches : Enfoncez les touches Windows+1 (2, 3, jusqu’à 9) pour passer aux applications correspondantes épinglées sur la barre de tâches et améliorer l’accessibilité. 
• Exécution multitâche efficace : Enfoncez les touches Alt+Tab pour alterner rapidement les applications ouvertes et maximiser votre efficacité. 

Stratégie PASS : une solution universelle 

De toutes les stratégies d’efficacité de gestion qui existent, la stratégie PASS semble celle qui convient le mieux à toutes les situations. 

• P (pin) : Classez les membres de l’équipe ou les personnes-ressources essentielles par ordre alphabétique dans Microsoft Teams. 
• A (allocate) : Réservez-vous du temps dans votre horaire pour dresser votre liste de tâches à effectuer. 
• S (stop) : À bas les interruptions causées par les notifications incessantes. Ignorez les messages de peu d’importance dans Microsoft Teams et Outlook. 
• S (shorten) : Écourtez chaque réunion de 15 % (25 minutes plutôt que 30, 50 minutes plutôt que 60). 

Cette stratégie n’est pas seulement bonne pour la concentration. Elle permet aussi de réaliser des progrès et pourrait avoir des bienfaits sur votre santé et votre énergie après le travail. De plus, elle permet aux personnes d’être à l’heure pour les réunions suivantes, de répondre à des courriels entre les réunions et même de traiter les questions urgentes, au besoin. 

Et maintenant, à vos claviers 

Que vous utilisiez le raccourci Windows+Shift+S pour faire des captures d’écran instantanées, que vous fassiez de OneNote votre alliée ou que vous adoptiez la stratégie PASS, tout petit gain contribue à simplifier le flux de votre travail et à le rendre plus efficace. La souplesse est clé dans un environnement numérique en constante évolution. Il est donc important de toujours retravailler votre approche pour maximiser votre efficacité dans un milieu de travail moderne.  

Ressources  

• Article | Explorer les outils de programmation schématisée et sans codage 
• Cours | Développer un état d’esprit de croissance et d’apprentissage (TRN430) 
• Cours | Introduction à la notion d’agilité dans la fonction publique (DDN208)